Rechnungsvorlage. Wo kann man Rechnungsvorlagen gratis herunterladen? Was muss eine Rechnungsvorlage beinhalten? Gibt es eine Seite bei der ich Rechnungsvorlagen für Word, Excel, Mac Numbers und Open Office herunterladen kann? Lade eine Rechnungsvorlage herunter. Was muss eine Rechnung beinhalten? Abrechnungsregeln? Wo gibt es Rechnungsvorlagen auf Englisch? Gibt es gratis Quittungsvorlagen für Excel und Apple Numbers? Rechnung Schablonen?

Rechnungsvorlagen

Eine Sache, die alle Unternehmer brauchen sind Rechnungsvorlagen. Weiter unten im Artikel können Sie gratis Rechnungsvorlagen herunterladen. Weil ich selbst als diplomierter Buchhalter gearbeitet habe, insbesondere mit Kreditorenbuchhaltung, kann ich bestätigen, dass es nicht ungewöhnlich zu sehen ist, dass Unternehmen peinlich schlechte oder primitive Rechnungen haben. Viele basteln in Excel etwas zusammen und schicken es dem Kunden. Aber denken Sie daran, dass Ihre Rechnungen auch eine Form von Kundenkontakt sind. Eine primitive, mittelmässige Rechnung sagt etwas über Ihre Firma aus auf diesem unbewussten Planeten. Haben Sie sich nicht mehr angestrengt, eine gutaussehende und Stilreine Rechnungsvorlage zu gestalten, sind Ihre Leistungen oder Waren auch eher etwas…mittelmässig.

Die Kunden werden daran möglicherweise nicht bewusst denken, aber es ist ein Signal, das direkt in das Unterbewusstsein geht. Wir Menschen sind sehr beeinflusst davon, was wir sehen. Aussehen ist viel wichtiger für unser Bewusst- und Unterbewusstsein, als wir zugeben wollen. Es ist ja unschön oberflächlich zu sein, trotzdem sind wir Menschen sehr äusserlich, denn schliesslich ist das Sehen unser wichtigster Sinn. Wären wir Hunde, wäre der Geruch der Rechnung viel Wichtiger, oder vielleicht wie es klingt, wenn man mit dem Papier winkt… Aber jetzt sind wir Menschen und das Aussehen der Rechnung ist wichtiger als viele denken.

Auch wenn Sie Kleinunternehmer sind und eine kleine, einzelne Firma haben, ist es Wert ein wenig mehr darauf zu setzten, gutaussehende Rechnungen zu haben, die alles beinhalten, was sie sollen. Sie müssen die Arbeit nicht einmal selbst machen. Weiter unten im Artikel können Sie fertige Rechnungsvorlagen herunterladen, die Sie selbst anpassen können, um einen persönlicheren «Touch» auf ihrer Rechnungsvorlage zu bekommen.

Was muss eine Rechnung beinhalten?

Es gibt eine Menge Dinge, die eine Rechnung beinhalten muss. Was passiert, wenn die Rechnung nicht das beinhaltet, was sie muss? Bei der Steuerrevision können Sie Abzug für beinhaltete Mehrwertsteuern bei Lieferanten erhalten, für fehlenden Punkte. Darum sollen Sie Kredit fordern und eine neue Rechnung zu erhalten, wenn Sie eine Rechnung mit mangelnder Qualität, mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben. Bei Rechnungsstellung zu einem Kunden können schlecht formulierte Rechnungen Ihrer Seite Probleme verursachen, nicht nur für Sie, sondern auch für Ihren Kunden. Stellen Sie deswegen sicher, dass Sie die Punkte auf der untenstehenden Liste beachten, mit Dingen, die auf den Rechnungen dabei sein sollten.

• Rechnungsdatum – Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Eine spezifische Seriennummer, wenn die Rechnung 250 Euro übersteigt – Sie dürfen nicht Rechnung «001» an zwei Kunden senden…
• Die Mehrwertsteuerregistrierungsnummer (MwSt. Nr.)
• Die Mehrwertsteuerregistrierungsnummer (wenn der Kunde ein Unternehmen in einem anderen EU Land ist). Manche Unternehmen fordern oft ihre Mehrwertsteuernummer auf die Rechnung gedruckt zu bekommen. Auch inländisch, z. B. grössere Arzneimittelunternehmen.
• Die Adresse und der Name des Verkäufers und von dem Kunden.  Ist die Rechnung mit diesen Punkten nicht ausgestattet, können Sie Abzug für Mehrwertsteuern erhalten.
• Die Leistung oder die Anzahl der Ware und des Typs
• Falls mehrere Waren oder Leistungen verkauft wurden, soll jeder einzelne Verkaufstyp auf einer eigenen Zeile stehen.
• Das Datum, an dem die Leistungen ausgeführt wurden, beendet wurden oder Verkaufsdatum der Ware
• Unterlagen für Mehrwertsteuer und jeder Steuersatz
• Preis pro Einheit exklusive Mehrwertsteuer und eventuelle Preisreduktion oder zusätzlicher Rabatt der nicht in dem Einheitspreis eingeht. 
• Die Mehrwertsteuer, die bezahlt werden soll, muss ausgedruckt werden.
• Gutschriftverfahren (Rechnung wird nicht vom Lieferer/Dienstleistungserbringer ausgestellt, sondern vom Kunden): Angabe „Gutschrift“ oder „Selfbilling“.
• Gemäss dem deutschen Gesetz müssen Sie, wenn Sie elektronische Rechnungen schicken, diese mit dem Klienten vorher schriftlich abklären. Die Rechnung muss auch eigentlich mit einer elektronischen Signatur validiert werden oder via ein privates Netzwerk versendet werden. Meistens druckt der Kunde die Rechnung aber auf Papier aus.
• Vereinfachte Rechnungen dürfen für Beträge unter 150 Euro inklusive Mehrwertsteuer hergestellt werden. Dann müssen zum Beispiel nicht Verkäufer, Käufer und Adressen ausgedruckt werden. Denken sie an die Quittung im Supermarkt.

In bestimmten Fällen erforderliche Zusatzinformationen

• steuerfreie Umsätze: Verweis auf die betreffenden europäischen oder nationalen Rechtsvorschriften, die die Steuerbefreiung begründen (nach Wahl des Lieferers/Leistungserbringers)
• Kunde ist Steuerschuldner (d. h. bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft): Angabe „RC“ (Reverse Charge – Verlagerung der Steuerschuld)
• Lieferung von Neufahrzeugen innerhalb der EU: Angaben gemäß Artikel 2(2)(b) der Mehrwertsteuerrichtlinie (z. B. bei einem Pkw dessen Alter und Tachometerstand)
• Differenzbesteuerung: Verweis auf die betreffende Sonderregelung (z. B. „Sonderregelung für Reisebüros“)
• Steuerschuldner ist Steuervertreter: dessen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, Name und Anschrift
• Lieferer/Leistungserbringer betreibt Kassenbuchführungssystem: Angabe „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“

Mindestanforderung auf Rechnungen in Deutschland (Quittung / Vereinfachte Rechnung)

Ausstellungsdatum

Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers/Leistungserbringers

Art der gelieferten Waren / erbrachten Dienstleistungen

zu entrichtender Mehrwertsteuerbetrag – oder die zu dessen Berechnung notwendigen Daten

genauer und eindeutiger Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und die geänderten Einzelheiten (Gutschrift, Lastschrift oder ein anderes als Rechnung behandeltes Dokument)

Diese Anforderungen sind ein Minimum bei vereinfachten Rechnungen.

Ist die Rechnung für einen Kunden in einem anderen EU-Land oder ausserhalb der EU gibt es auch Informationen, die Sie auf die Rechnung schreiben müssen, insbesondere wenn es sich um umgekehrte Steuerpflicht ”Reverse charge” handelt. Lesen Sie mehr unten über mit was Sie die Rechnungen bei EU-Verkäufen ausstatten sollen.

Welchen Mehrwertsteuerbetrag gilt für Dienste zum Firmakunden innerhalb der EU?

Ist der Käufer ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, werden keine Mehrwertsteuern in Rechnung gestellt (auf jeden Fall bis 2021, wenn die EU Destinationsprinzipien für Mehrwertsteuern einführt). Geben Sie die MwSt. Nummer des Käufers auf der Rechnung an (die Mehrwertsteuernummer). Sie sollen den Verkauf sowohl in einer Zusammenfassenden Meldung (EC sales list) rapportieren, wie auch dem Bundeszentralamt für Steuern.

Geben Sie eine der folgenden Zeilen auf der Rechnung an, als Begründung zum Mehrwertsteuerfreien in Rechnung gestellten Dienstleistung:

• Reverse charge, article 9 (2) (e), 6^th VAT-directive.
• General rule for services, article 44 and 196 Council Directive 2006/112/EC (Reverse charge).

Wie werden die Ausfuhren von Dienstleistungen an Geschäftskunden außerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets verbucht?

Für Waren, geben Sie bitte eine der folgenden Zeilen auf der Rechnung an, als Begründung zur Mehrwertsteuerfreien in Rechnung gestellten Ware:

• Intra-Community supply of goods (reverse charge).
• Intra-Community supply of goods, article 138 Council Directive 2006/112/EC. 

Wie wird Mehrwertsteuer bei in Rechnung Stellung für Kunden ausserhalb der EU gehandhabt?

Ist der Käufer der Dienstleistung eine Firma in einem Land ausserhalb der EU sollen Sie keine Deutschen Mehrwertsteuern in Rechnung gestellt werden.

Geben sie einen der folgenden Zeilen auf der Rechnung als Begründung der Mehrwertsteuerfreien Rechnung für Dienstleistungen an:

• Outside-Community supply, article 9 (2) (e), 6^th VAT-directive.
• General rule for services, article 44 and 196 Council Directive 2006/112/EC.

Geben Sie einen der folgenden Zeilen auf der Rechnung als Begründung der Mehrwertsteuerfreien Rechnung für Waren an:

• Outside Community supply of goods, export.
• Export of goods, article 146 Council Directive 2006/112/EC.

Bei eventueller Zustellung der Rechnung an Schiffe im internationalen Verkehr:

• Export, Article 148 VAT directive

Bei in Rechnungen gestellte Vermittlung von Waren und Leistungen die ausserhalb der EU Konsumiert oder umgesetzt werden:

• Outside Community supply, Article 153 VAT directive

Wenn sie in einer anderen Währung als Euro Rechnungen zuschreiben, z. B. USD, müssen Sie den Mehrwertsteuerbetrag in Euro und den Umrechnungskurs ebenfalls aufschreiben, es reicht nicht nur mit dem Mehrwertsteuerbetrag in USD.

Gratis Rechnungsvorlagen zum herunterladen

Hier habe ich Ihnen Rechnungsvorlagen, die ich am besten finde, ausgesucht, damit Sie die Arbeit nicht selbst machen müssen. Diese können Sie später selbst anpassen, sodass sie persönlicher werden. Haben Sie ältere Versionen von Word oder Excel, z. B. Word 97 und Excel 2003 (immer noch eine sehr populäre Version),

können Sie ein Kompatibilitätsupgrade installieren, sodass Sie neuere Formate in älteren Versionen lesen können. Sehr gut für alle, die das neuere Excel und deren «Ribbon» Schnittstelle hassen, die macht, dass viele die Funktionen, die sie suchen nicht finden und deshalb in ihren Excel 2003 Versionen weiterarbeiten. Jetzt können Sie das Beste der zwei Welten erhalten, indem sie neue Dokumente, die in neueren Versionen gespeichert wurden in ihrem alten Excel 2003 anwenden. Klicken Sie hier um zur Downloadseite für Microsoft Office Kompatibilitätspaket für Formate in Word, Excel und PowerPoint zu gelangen.

Hier unten können Sie die Excel und Word Versionen für Rechnungsvorlagen gratis herunterladen.

Gratis Rechnungsvorlagen für EXCEL:

Blau-grau typische Rechnungsvorlage mit Platz für Logo

Schwarz-weisse Rechnungsvorlage mit Platz für mehrere Teilspezifikationen

Der MwSt Excel Rechnung (xls, 97/2000/XP)

Invoice template in ENGLISH

Warenverkaufsrechnungvorlage in Excel

Gratis Rechnungsvorlagen in WORD:

Blau-graue Rechnungsvorlage mit Spezifikationen für mehrere Kosten

Ein klassisches Rechnungsmodell in typischen Excelstil

Qualitätsrechnungsvorlage: Rechnungen in hellblau-grauem Stil

Gratis Rechnungsvorlagen für OpenOffice CALC:

OpenOffice Rechnungsvorlage in ods-Format (OpenDocument)

OpenOffice Rechnungsvorlage in sxc-Format (Kalkulationsrechnungsvorlage)

OpenOffice Rechnungsvorlage in ots-Format (TEMPLATE)

Rechnung Schablonen für Mac NUMBERS

Der MwSt rechnungsvorlagen (Mac Numbers TEMPLATE-dateien)

Blau-grau typische Rechnungsvorlage mit Platz für Logo

Schwarz-weisse Rechnungsvorlage mit Platz für mehrere Teilspezifikationen

Invoice template in ENGLISH

UltraFeminine Rechnungsvorlage – Weil Barbierosa nie falsch laufen kann (PDF) (Mac Numbers)

Rechnungsvorlage für Mac PAGES

Ein klassisches Rechnungsmodell in typischen Excelstil

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Hier können Sie noch mehr Rechnungsvorlagen herunterladen

Speichern Sie Rechnungsvorlagen als pdf bevor Sie es dem Kunden zusenden

Denken Sie daran, dass es professioneller ist, die Rechnung als pdf zu schicken als Excel- oder Worddokument. Je nach Version ihrer Programme und Ihr Systemsetup ist es nicht sicher, dass Sie die Möglichkeit haben, als pdf zu speichern. In dem Fall gibt es ein ausgezeichnetes workaround, welches ich selbst täglich anwende. Das Programm heisst Bullzip PDF Printer und sie können es hier gratis herunterladen. Das Programm funktioniert wie ein virtueller Drucker, genau wie Ihr richtiger Drucker. Später können Sie wählen, den Bullzip Drucker anstelle von Ihrem «Canon Drucker» oder was Sie jetzt brauchen. Dann wird nichts auf Papier gedruckt, sondern als digitales PDF-Dokument auf ihrem Bildschirm gezeigt, welches Sie später speichern und Ihrem Kunden mailen können. Dies ist ein fantastischen kleines Gratisprogramm, welches auch wirklich Nutzen macht, insbesondre wenn Sie ihre Rechnungsvorlagen digital drucken wollen! 

Wie buchen Sie Tinte für Ihren Drucker?

Mehrwertsteuervorschriften für die Rechnungsstellung